De nos jours, dans l’entreprise les projets sont nombreux et de type différents : projets « neufs », projet d’évolutions, « petits » projets, « gros » projets, etc. La transversalité et la dépendance entre projet se fait de plus en plus forte et mettent en jeu des acteurs de métiers différents. Il devient impératif de mettre en place une gestion spécifique et claire de tous ces projets. Les ressources étant limitées, il convient de savoir gérer un ensemble de projets ayant des enjeux différents et à des stades d’avancement divers. Planifier, établir les rôles et les responsabilités de chacun, arbitrer et communiquer sont les clés du management multi-projets. Cette formation contient des travaux Pratiques.

Participants

Chefs de projets maîtrise d’ouvrage, Responsables de domaine, Chef de projet informatique, Responsables de services ayant à mener plusieurs projets, personnes impliqués dans le support ou le contrôle de plusieurs projets (Comités de Pilotage), responsables ou membres du Project Management Office.

Introduction

Qu’est ce qu’un projet ? Les différents types de projet, les découpages. Le défi du travail en multi-projets.

Aligner stratégie, économie et projets

Appréhender la stratégie de l’entreprise. Positionner chaque projet par rapport à la stratégie. Classer les projets au sein de l’entreprise. Sélectionner les projets.

Standardiser les méthodes

Les " clients " du système de gestion multi-projets. Les objectifs du système : adéquation charge/capacité, suivi des coûts, suivi des délais. Définir les niveaux de gestion : la granularité. Programmes, projets, actions, travaux hors projets. Structurer les projets : phases, jalons, lots de travaux, activités, livrables. Harmoniser les calendriers, les catégories de coûts, de ressources.

Définir les rôles, organiser les équipes

Le portefeuille de projets. Les différents types d’organisations de projets. Clarifier les rôles et les contributions dans les projets. Rechercher les synergies entre les projets.

Le Project Management Office (PMO)

Sa mission, ses responsabilités. Sa composition.

Etablir une planification de référence

La carte de stratégie multi-projets. Un système de planification à trois niveaux planification stratégique - planification projet programmation service. Les échanges entre les niveaux. Elaborer la planification de référence.

Mettre en place les budgets, les ressources

Démarche de prévision budgétaire. Etablir le plan de charge prévisionnel. Connaître les capacités. Faire l’adéquation charge/capacité Le processus de planification à moyen terme et long terme.

Suivre l’avancement des projets, re-planifier

Avancement délais, avancement coûts. Engagé, nécessaire pour finir, écarts, prévisions à terminaison. Le processus de mise à jour mensuelle. Le processus de mise à jour trimestrielle. Gestion des modifications de planification : analyser les impacts.

Le comportement dans l’équipe

Constituer et organiser les équipes. Les obstacles à la planification. Le consensus interne et l’engagement lié au planning. L’analyse des risques. L’indisponibilité des ressources. La solidarité.

Décider en environnement multi-projets

Fonctionnement du Comité de pilotage multi-projets. Analyser la demande et son évolution. Analyser l’état des fournitures et les prévisions. Intégrer les aspects financiers, charges, engagements. Analyser et classer les risques. Analyser les solutions possibles : le tableau de choix multicritères. Préparer la décision du Comité de pilotage. Assurer la traçabilité de la décision : justifier les choix. Prioriser les projets.

Etre productif en multi-projets

Le mythe de l’homme x mois. Les sources de perte de temps. S’organiser en contexte multi-projets. Préserver l’équilibre entre les projets. Motiver les parties prenantes. Optimiser la gestion des ressources : le point de vue du responsable de service.

Communiquer en multi-projets

Mettre en place la communication : que communiquer, à qui communiquer, comment communiquer. Optimiser et harmoniser les modes de communication : réunion, messagerie, entretien.

Le tableau de bord multi-projets

Mettre en place la communication : que communiquer, à qui Les clés pour l’élaboration d’un tableau de bord. Tableau de bord projet. Tableau de bord multi- projets. S’améliorer avec le tableau de bord qualité.

Ms-project et la gestion multi-projets

Une synthèse rapide des possibilités de MsProject dans la gestion multi-projets.